วันที่ ๒๙ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๖๘ เวลา ๐๙.๐๐ น. นายฉัตรชัย ธนามี นายกเทศมนตรีตำบลปัว ได้มอบหมายให้นายนำชาติ จันทร์ดี ปลัดเทศบาลตำบลปัว พร้อมด้วยเจ้าหน้าที่ผู้แทนสำนักงานในพระองค์ สำนักพระราชวัง , หัวหน้าส่วนราชการ , เจ้าหน้าที่ทหาร มณฑลทหารบกที่ ๓๘ , เจ้าหน้าที่ตำรวจ สถานีตำรวจภูธรปัว และผู้ที่เกี่ยวข้อง เข้าร่วมประชุมและลงพื้นที่สำรวจสถานที่จัดงาน เตรียมการรับเสด็จทูลกระหม่อมหญิงอุบลรัตนราชกัญญา สิริวัฒนาพรรณวดี รวมถึงแผนกำหนดการจัดกิจกรรมชมรม To Be Number One และศูนย์เพื่อนใจ To Be Number One ณ ห้องประชุมสมาคมผู้ปกครองและครู โรงเรียนปัว โดยมีนายทักขพล แต้มทอง ผู้แทนสำนักงานในพระองค์ สำนักพระราชวัง และนายชัยนรงค์ วงศ์ใหญ่ ผู้ว่าราชการจังหวัดน่าน เป็นประธานในที่ประชุม ซึ่งได้กำหนดจัดขึ้นในวันพฤหัสบดีที่ ๑๑ ธันวาคม พ.ศ. ๒๕๖๘ ณ โรงเรียนปัว
